Achtergrond Expeditie naar de Top
Verbeteren en we hebben het al zo druk...
Verbeteren van het proces wordt meestal gezien als iets dat extra tijd kost, dus bovenop de toch al drukke agenda. Daarnaast vindt niet iedereen het even makkelijk om met verschillende hiërarchische lagen over problemen te praten. En zeker niet als het (ongewenst) meer inzicht en transparantie tot gevolg heeft. Het gevolg van een verbetering is dan ook nog eens een 'verandering'. En wie is er niet wat terughoudend voor verandering? Ziehier belangrijke ingrediënten om vooral niet te veranderen! Vaak wordt dan ook het argument 'geen tijd' succesvol ingezet om veranderen op de lange baan te schuiven.
Proactief op zoek naar fouten
Lean is leren! Om te kunnen leren moet je eerst weten wat er fout gaat. Het ligt niet zo in onze traditie en aard om op zoek te gaan naar wat er fout ging. Een Lean organisatie is echter continu proactief op zoek naar feedback. Continu op zoek naar wat er fout gaat. 'Daar waar je struikelt ligt immers je grootste schat begraven'; de brandstof voor je verbeteringen.
Je zou een team 'Briljante Miskleunen' in kunnen stellen met een Coach Miskleunen of CFO (Chief Failure Officer) verantwoordelijk om de organisatie zo in te richten dat elke miskleun boven tafel komt. Niet om de schuldige te slachtofferen, maar om de processen zo te verbeteren dat deze miskleunen nooit meer voor kunnen komen.
Managementgoeroe Covey was daar duidelijk in. Zijn zevende eigenschap voor goed leiderschap is: 'Sharpen the saw!' Om bomen goed en snel om te kunnen blijven zagen is het essentieel om tijd te organiseren om de zaag te slijpen. Bij een succesvolle organisatie is verbeteren een cruciaal en vast onderdeel van ieders werk, van ieders werkroutine.
De belangrijkste stap voor verbeteren is dus het inzicht dat verbeteren een structureel onderdeel van het werk is. En hoe organiseer je dat? Lean is leren en juist daarom is het organiseren van verbeteringen tijdens de hele expeditie het 'leitmotiv'. De ervaren en deskundige 'sherpa's' van Cymatic Coaching en Arpa coachen je dan ook die tijd voor die verbeteringen te organiseren.
De unieke expeditie component: het beklijven van de parate kennis.
Bij het uitgeven van tijd en geld aan training spookt onvermijdelijk de vraag door het hoofd "Hoe snel is de opgedane kennis (geld) weer vergeten (verdampt)". De Duitse psycholoog Ebbinghaus leverde het bewijs voor die vergeetcurve en met welke factoren je die curve kunt beïnvloeden.
Met deze wetenschap ontwikkelde onze partner Knowingo een mobiele app, waarmee de opgedane kennis van de medewerkers op het gewenste niveau paraat blijft. Een vijf maal hogere leerefficiëntie van trainen wordt hiermee bereikt! De app maakt optimaal gebruik van Gamification en Artificial Intelligence en sluit aan op ieders individuele kennisniveau.
Voor meer info en het waarom van Knowingo
Artikel 'Microleren' van Tim Vissers (ontwikkelaar en consultant Arpa Learn Instituut)
Registratiedruk
Elke organisatie heeft zaken te registreren. Al is het maar om aan de fiscale verplichtingen te voldoen. Daarnaast zijn wij registratie verplichtingen aangegaan met klanten, geldverstrekkers, auditerende, certificerende en accrediterende organisaties en zo al.
De tijd die we voor die registraties kwijt zijn, is nog steeds toenemend. Er was een tijd dat we dachten dat automatisering ons daarin ging helpen, maar het tegenovergestelde is gebeurt. Doordat geautomatiseerd registreren relatief eenvoudig is en weinig tijd kost, wordt het middel nu veel meer en te pas en te onpas ingezet. Er zijn beroepsgroepen die 45% van hun tijd nodig hebben om aan de verplichte registraties te voldoen.
Schrijnend voorbeeld is de Amsterdamse GGZ instelling Arkin. Door de gewijzigde financiering in de zorg kwam in 2008 de eerste geld verstrekkende instantie met een registratielijstje. In 2009 waren dat er 6. In 2014 en 2015 liep dat via 11 lijstjes op naar 39. In 2016 moesten er wel 131 lijstjes bijgehouden worden. (Schaarse) verpleegkundigen werden daarmee fulltime 'Lijstjesmannen'. Klik hier voor het hele artikel.
Onze partner KVGM richt zich op kwaliteitsmanagement. Ze begeleiden bij het behalen en behouden van diverse kwaliteit- en accreditatiecertificaten. Ze richten zich ook op het minimaliseren van de tijd en de inspanningen die organisaties daarvoor nodig hebben. Hun succes behalen ze vooral door de 'regeldruk' vanuit de certificerende instantie tot het hoogst noodzakelijke terug te dringen en te ontdoen van alle onnodige ballast. De dan overblijvende vereiste zaken minimaliseren ze door vereenvoudiging en/of te automatiseren. Zoals Lean veteraan John Shook al zei: 'Complexiteit is een primitieve toestand; eenvoud markeert het einde van een verfijningsproces'.
Hun bijdrage aan de Expeditie naar de Top is de 'registratielast' minimaal 25% terug te dringen.