Expeditie naar de Top voor huisartsenpraktijken

Werkdruk huisartsenpraktijk loopt steeds verder op

In de huisartsenpraktijk is de werkdruk hoog en wordt alleen maar hoger. Alleen al door de  vergrijzing van het patiëntenbestand, het groeiend aantal chronische zieken en de verschuiving van de zorg van de 2e naar de 1e lijn. Voeg daar het steeds moeizamer vervullen van vacatures en de toenemende regeldruk nog bij. Ook het adequaat inspelen op de mondigheid, diversiteit, veranderende levensstijl en ziektebeleving van de patiënt, kost extra aandacht. Al met al zou de werkdruk zo maar op een dusdanig niveau kunnen komen, dat een structurele verhoging van het ziekteverzuim of het toenemend risico op falen onvermijdelijk worden.

​

Rendement, communicatie, motivatie en plezier in het werk; zomaar een paar aspecten die door die toenemende druk reden tot echte zorg worden.

​

Meer uren of slimmer werken?

Een eerste reactie kan zijn om meer mensen en middelen in te zetten, om die druk op te vangen. De vraag komt dan ook op of er op het gebied van de dagelijkse praktijkorganisatie niets te winnen valt. Heb je wel eens een ervaren manager uit het bedrijfsleven ‘in de keuken’ van de huisartsenpraktijk laten kijken? Je kunt maar zo van je stoel vallen van wat je dan hoort.

 

Veel voorkomende en basale werkzaamheden worden inefficiënt uitgevoerd, simpelweg omdat ze niet goed en slim georganiseerd zijn. Er bleken nogal wat vermijdbare kosten (faalkosten) in onze processen te zitten! Ook gaat er nog al eens wat fout.

 

Wat zijn zo die faalkosten?

Turf simpelweg eens op een ochtend hoeveel zaken er niet helemaal goed of fout gelopen zijn: een verwijsbrief die niet gemaakt is, de knoopbatterijen voor de glucosemeter zijn op, een patiënt kan de medicatie bij de apotheek niet ophalen omdat er vergeten is een vinkje te zetten, een collega houdt zich niet aan de planningsafspraken, een apparaat kan maar door één medewerker bedient worden en die is er vandaag… Herkenbaar?

​

En maak eens een inschatting van de tijd die er verloren ging en vermenigvuldig dat met € 0,80 per minuut. Want dat kost gemiddeld één minuut per medewerker in een huisartspraktijk. Je schrikt er van!  En erger nog: extrapoleer dat bedrag eens naar een jaar, want we doen het al jaren zo! Het lijkt alsof we ons er bij neergelegd hebben dat werkzaamheden nu eenmaal niet in één keer goed uitgevoerd zouden kunnen worden.  

 

Wat levert het op?

Wat maakt dat we dit laten liggen? Wat maakt dat we hier niet mee aan de slag gaan? Als je het dan al niet doet om het werkplezier voor alle medewerkers te verhogen én de kwaliteit van de zorg te verbeteren, doe het dan om de faalkosten (verspilling) te beperken en er simpelweg meer geld aan over te houden.

 

Per FTE huisarts worden er, incl. de huisarts, ongeveer 6.400 uren verstookt, die totaal € 300.000,- kosten. Als je kans ziet de efficiëntie van de organisatie met slechts 5% te verbeteren, levert dit al 320 uur of € 15.000,- op. Uren die je in kunt zetten om werkdruk op te vangen of geld voor andere ‘leuke dingen’…

​

Lean helpt!

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden en op te lossen helpt het Lean gedachtegoed. Het is een manier van werken waarbij alles en iedereen in de praktijk zich steeds weer richt op het creëren van meerwaarde voor de patiënt. De kunst is om iedereen continue aan het leren te krijgen, met als resultaat: gemotiveerde medewerkers die zelf organiserend zijn. Ze signaleren zelf de mogelijkheden tot verbeteren, pakken deze zelf op en realiseren ze ook zelf. En dat allemaal om het telkens weer een stap beter te doen.

​

In de cultuur van de zorg draait (vanzelfsprekend) alles om zorg voor de patiënt (en zijn of haar omgeving). Voor huisartsenpraktijken geldt dat nog veel sterker door de directe, persoonlijke en vaak jarenlange patiëntcontacten. Gevoelsmatig zouden sommige in Lean opgesloten waarden, als ondernemingszin, zakelijkheid, transparantie, efficiëntie en gelijkwaardigheid daar haaks op kunnen staan. Ook de soms nog traditioneel hiërarchische werkverhoudingen binnen huisartsenpraktijken stroken nog niet zo makkelijk met het Lean gedachtegoed. Vooral het uit elkaar trekken van autoriteit (macht, zeggenschap, mandaat) en verantwoordelijkheid is niet voor iedereen even makkelijk.

​

Lean bewustwording is essentieel

In het bedrijfsleven heeft Lean zich ondertussen ruimschoots bewezen. In de huisartsenzorg staat Lean nog aan het begin. Onze ervaringen hebben geleerd dat Lean bewustwording essentieel is voor succes. Lean gereedschappen, zoals de toepassing van bijvoorbeeld Kanban kaarten, zijn relatief snel eigen te maken, maar een organisatie Lean écht laten begrijpen en uitdragen, vergt veel meer tijd. Daar zou je zo maar tien jaar voor uit kunnen trekken. En toch kan het sneller, veel sneller!

​

Info-avonden voor oriëntatie en nadere informatie over de Expeditie naar de Top

Graag nodigen we je uit op een van de info-avonden voor huisartsen bij Arpa. Het Instituut bevindt zich op het terrein van het NH congrescentrum Koningshof, Locht 117 in Veldhoven. De aankomende datum is: ​​​woensdag 20 maart 

​

Van 19:30 tot 21:30 uur zal door medewerkers van Cymatic Coaching en Arpa de expeditie worden toegelicht. Je kunt vanaf 19:00 uur binnenlopen. Je kunt je hier aanmelden.

​

Data trainingen

• 2 daagse Lean management training praktijkhouders:​

  • woensdag 10 en donderdag 11 april 2019 

  • en een 1/2 dag training in het najaar van 2019

• 2 daagse training verbeterteams (coachende coalitie): data volgen nog

• 3 maal ééndaagse training verbeterteams (coachende coalitie): data volgen nog

• De data voor de 1/2 daagse training voor de overige medewerkers op de praktijk worden in onderling overleg vastgesteld.

​

Maandtermijnen en een korting van 15% voor de eerste Expeditie voor huisartspraktijken

Het totale kosten van de Expeditie kunnen in 12 maandtermijnen voldaan worden. Om deze eerste Expeditie naar de Top voor huisartspraktijken extra aantrekkelijk te maken geldt er een korting van 15%. 

​

Subsidie (ESF 2014-2020)

De huidige criteria om in aanmerking te komen voor een substantiële ESF subsidie van het ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid zijn (onder andere) het bevorderen van gezond en veilig werken, het terugdringen van de werkstress en het bevorderen van de leercultuur. Criteria waaraan deze expeditie ruimschoots voldoet. De verwachting is dat deze criteria in 2019 ook zullen gelden. Wij gaan er vanuit dat de subsidie ongeveer € 5.000,- zal bedragen. Cymatics begeleidt de deelnemende organisaties bij de aanvraag van deze subsidie. 

​

Bijdrage zorgverzekeraars

Er wordt momenteel gewerkt aan een bijdrage uit de innovatiefondsen van de zorgverzekeraars voor deze Expedities.  

​

Investering

De omvang en organisatiesamenstelling van de huisartspraktijken wijken af van die van gemiddelde bedrijfsorganisaties. Voor het hele traject van trainingen, coaching, micro leren en minimaliseren van de registratielast kan men uitgaan van een richtbedrag van circa € 12.500,- voor één fte huisarts en bijbehorende organisatie van gemiddeld 2,3 medewerkers (NZa).  Dat is omgerekend ca € 5,- per verzekerde. 

 

Als we alleen naar geld zouden kijken zou, bij een verhoogde efficiënte van alleen al de personeelskosten met 5% de opbrengst per fte huisarts ongeveer € 15.000,- zijn. Dat is ca € 6,- per verzekerde. Daarmee is de terugverdientijd minder dan een jaar. Deze bedragen zijn overigens exclusief de pilotkorting, de ESF subsidie, een eventuele bijdrage van zorgverzekeraars en inclusief btw.

​

Ga ook uit van gemiddeld 2 tot 3 uur per medewerker per maand voor het volgen van trainingen en het organiseren van de verbeteringen. Deze uren worden in het begin van de expeditie voor alle medewerkers in kaart gebracht en gepland.

​

Afrekenen op basis van geleverde klantwaarde

Last but not least: geheel vanuit de Lean gedachte heeft de opdrachtgever de optie om aan het eind van het traject de geleverde klantwaarde met een factor tussen de 70% - 130% te waarderen. In overleg wordt de kosten met deze waarderingsfactor verrekenend.

​

​